Rejestracja pracowników w Niemczech – obowiązki pracodawcy

Polskie firmy coraz częściej delegują swoich pracowników do pracy w Niemczech. Praca za granicą może być korzystna finansowo, ale wiąże się również z obowiązkiem prawidłowej rejestracji pracowników w niemieckich urzędach. Zaniedbanie tych formalności może skutkować wysokimi karami. W tym artykule przedstawiamy, jak krok po kroku wygląda proces rejestracji pracowników w Niemczech i o czym należy pamiętać.

Kiedy trzeba zarejestrować pracowników w Niemczech?

Rejestracja pracowników jest obowiązkowa w przypadku:

• delegowania pracowników z Polski do pracy na terenie Niemiec,
• zatrudnienia osób na niemieckim wynagrodzeniu i warunkach,
• prowadzenia działalności usługowej (np. budowlanej) na rynku niemieckim.

Obowiązki rejestracyjne obejmują zarówno firmy budowlane, jak i inne branże objęte szczególnym nadzorem, np. logistyka, gastronomia, opieka czy sprzątanie.

Gdzie i jak zgłasza się pracowników?

W zależności od charakteru pracy i statusu firmy, konieczne mogą być zgłoszenia do kilku różnych instytucji:

1. ZOLL – zgłoszenie delegowania pracownika

Jeśli delegujesz pracownika do Niemiec, musisz dokonać zgłoszenia do niemieckiego urzędu celnego (Zollamt). Wymagane są dane pracodawcy, pracownika, miejsce wykonywania pracy, okres zatrudnienia oraz kopie umowy i A1.

2. AOK lub inna kasa chorych – ubezpieczenie zdrowotne

Każdy pracownik wykonujący pracę w Niemczech musi być ubezpieczony. Rejestracja w niemieckiej kasie chorych (np. AOK) jest często niezbędna, nawet jeśli posiada on formularz A1 z Polski.

3. Finanzamt – rejestracja podatkowa

W przypadku pracowników zatrudnionych lokalnie, należy ich zgłosić do niemieckiego urzędu skarbowego w celu nadania numeru identyfikacyjnego i klasy podatkowej.

4. SOKA-BAU – obowiązek w branży budowlanej

W branży budowlanej pracodawca ma obowiązek zgłoszenia pracownika do niemieckiej kasy urlopowej SOKA-BAU, która nalicza składki na fundusz urlopowy oraz ubezpieczenia branżowe.

Dokumenty wymagane przy rejestracji

• formularz A1 (ubezpieczenie społeczne w Polsce),
• umowa o pracę (przetłumaczona na język niemiecki),
• kopie dokumentów tożsamości pracowników,
• informacja o miejscu zakwaterowania,
• zgłoszenie do ZOLL i/lub SOKA-BAU (w zależności od branży).

Terminy i kary za brak rejestracji

Zgłoszenia powinny być dokonane najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy. Brak rejestracji lub błędne dane mogą skutkować:

• karą finansową do 30 000 EUR,
• zakazem świadczenia usług na terytorium Niemiec,
• problemami z legalnością pobytu i pracy pracowników.

Rejestracja samodzielnie czy przez specjalistów?

Choć formalności można próbować dopełnić samodzielnie, to ze względu na specyfikę niemieckiego prawa, barierę językową oraz zmieniające się przepisy, wielu pracodawców korzysta z pomocy firm specjalizujących się w obsłudze kadrowej delegacji zagranicznych.

Potrzebujesz pomocy przy rejestracji pracowników w Niemczech?

Ewerman oferuje kompleksową pomoc w zakresie rejestracji pracowników w Niemczech. Niezależnie od tego, czy działasz w branży budowlanej, usługowej czy opiekuńczej – zadbamy o wszystkie formalności.

• Skontaktuj się z nami – omówimy Twoje potrzeby,
• Złóż zapytanie online – przygotujemy dopasowaną ofertę,
• Dowiedz się więcej o naszej firmie.

Zadbaj o legalność zatrudnienia i spokojną przyszłość Twojej firmy – postaw na sprawdzonych partnerów.